Thư Viện Trường Đại học Hà Nội

Tổ chức sự kiện trong hoạt động Thư viện - Thông tin

1. Đặt vấn đề

Sự phát triển của công nghệ thông tin và phương tiện kỹ thuật hiện đại đã tác động mạnh mẽ và ảnh hưởng đến thói quen sử dụng thông tin của bạn đọc (BĐ) trong giai đoạn hiện nay. Thay vì sử dụng các hình thức tài liệu truyền thống như những năm trước đây, thì giờ đây BĐ lại chỉ chú trọng đến việc tìm kiếm các nguồn thông tin trên Internet thay vì đến thư viện hoặc cơ quan thông tin để tìm kiếm tài liệu mình cần. Bên cạnh đó, sự xuất hiện và phát triển ngày càng đa dạng của các cơ quan chuyên cung cấp thông tin, cũng như sự đa dạng hoá các sản phẩm và dịch vụ thông tin (SPDVTT) đã làm cho các cơ quan thư viện - thông tin (TVTT) mất dần đi BĐ hiện tại và BĐ tiềm năng của mình. Hơn nữa, ngoài việc sử dụng các nguồn thông tin trên Internet thì hiện nay các thư viện và cơ quan thông tin cũng có rất nhiều nguồn thông tin điện tử đáp ứng nhu cầu của BĐ. Tuy nhiên, các nguồn thông tin và các SPDVTT này của các cơ quan TVTT vẫn chưa được quảng bá rộng rãi và thường xuyên đến BĐ, hoặc nếu có thì hoạt động này chỉ chú trọng đến một số nhóm BĐ nhất định. Do đó, vấn đề đặt ra ở đây là các cơ quan TVTT phải tích cực triển khai các hoạt động quảng bá đến không chỉ BĐ hiện hữu của thư viện, mà còn phải tích cực tác động đến nhóm BĐ tiềm năng thì mới có thể khai thác các nguồn thông tin và các SPDVTT một cách hiệu quả.

Tổ chức sự kiện là một trong những hoạt động quảng bá thường được các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sử dụng nhằm mục đích nâng cao hình ảnh của tổ chức, kích thích nhu cầu và thị hiếu của khách hàng về các sản phẩm và dịch vụ của công ty. Hơn nữa, hoạt động tổ chức sự kiện cũng là hình thức để các cơ quan, tổ chức hướng đến các khách hàng mục tiêu để sử dụng sản phẩm, dịch vụ và tăng lợi nhuận cho tổ chức. Trong khi đó, đối với các cơ quan, tổ chức phi lợi nhuận như cơ quan TVTT thì tổ chức sự kiện vẫn thường xuyên được tổ chức và có vai trò, mục đích khác nhau. Tuy nhiên, việc hiểu sâu sắc về bản chất của vấn đề tổ chức sự kiện thì không phải ai cũng hiểu rõ và thực hiện tốt hoạt động này.

2. Các hoạt động tổ chức sự kiện trong cơ quan thư viện - thông tin

Theo tác giả Lưu Văn Nghiêm thì “Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, lập chương trình, kế hoạch, chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội, nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện”. Như vậy, có thể thấy tổ chức sự kiện là hoạt động bao gồm nhiều công việc khác nhau mà đòi hỏi người tổ chức sự kiện phải có các kiến thức, kỹ năng khác nhau để thực hiện một cách hợp lý và hiệu quả.

Ngày nay, tổ chức sự kiện đã trở thành một hoạt động phổ biến trong các thư viện và cơ quan thông tin. Việc tổ chức sự kiện sẽ góp phần gây sự chú ý cho các SPDVTT của thư viện, tạo sự quan tâm hơn nữa từ phía BĐ, từ đó kích thích nhu cầu sử dụng các SPDVTT của BĐ. Bên cạnh đó, các sự kiện được tổ chức cũng có vai trò khác nhau đối với BĐ: như giúp BĐ nắm bắt được nhanh chóng các SPDVTT mới của thư viện; sử dụng được các SPDVTT có chất lượng; có cơ hội giao lưu, học hỏi, mở rộng mối quan hệ trong công việc và cuộc sống…

Thư viện và cơ quan thông tin thường tổ chức các sự kiện như hội thảo, hội nghị BĐ, các lớp tập huấn cho người làm thư viện, lễ kỷ niệm thành lập thư viện, lễ khai trương, trưng bày, triển lãm tài liệu, các chương trình tham quan, tài trợ, các cuộc thi dành cho BĐ…

Tổ chức hội thảo chuyên đề về lĩnh vực TVTT: Là một trong những hoạt động mà các thư viện và cơ quan thông tin thường tiến hành. Hoạt động này sẽ giúp những người tham gia có cơ hội để trình bày những ý tưởng mới, đóng góp ý kiến về những vấn đề phát sinh trong thực tiễn hoặc những vấn đề mới cần được triển khai trong thực tiễn. Bên cạnh đó, những người tham gia cũng có cơ hội để tiếp thu thêm những kiến thức mới trong lĩnh vực của mình. Ngoài ra, việc tổ chức hội thảo chuyên đề về lĩnh vực TVTT sẽ giúp các cơ quan TVTT giới thiệu hình ảnh, chức năng, nhiệm vụ, cách thức hoạt động của thư viện, cũng như các nguồn lực của thư viện như: nguồn tài nguyên thông tin, đội ngũ người làm thư viện và các SPDVTT.

Hội nghị BĐ: Đây là sự kiện được các cơ quan TVTT tổ chức hàng năm nhằm trao đổi và lấy ý kiến của BĐ về chất lượng phục vụ của thư viện, cũng như mức độ thoả mãn về các SPDVTT do thư viện cung cấp. Hội nghị BĐ cũng là cơ hội để thư viện quảng bá về hình ảnh, các nguồn lực hiện có và các SPDVTT của mình để khuyến khích BĐ sử dụng thư viện.

Tổ chức các lớp tập huấn cho người làm thư viện: Mặc dù hoạt động này chỉ hướng tới đối tượng chủ yếu là những người công tác trong lĩnh vực TVTT, nhưng đây cũng là một hình thức để thư viện nâng cao hình ảnh của mình. Các cơ quan TVTT có thể phối hợp với một số cơ quan, tổ chức khác để tập huấn cho đội ngũ người làm thư viện về các kiến thức, kỹ năng mới…

Lễ kỷ niệm thành lập thư viện, cơ quan thông tin: Hoạt động này giúp cơ quan TVTT củng cố và nâng cao hơn nữa hình ảnh của mình trong quá trình hoạt động đối với BĐ. Đây cũng là cơ hội để thư viện tổng kết lại quá trình hoạt động và xây dựng định hướng hoạt động trong tương lai.

Lễ khai trương: Các cơ quan TVTT có thể tổ chức lễ khai trương, khánh thành thư viện mới, dịch vụ mới, xuất bản các ấn phẩm mới hay lễ xây dựng thư viện điện tử… Đây cũng là hình thức để thư viện tạo uy tín và nâng cao hình ảnh đối với BĐ.

Tổ chức các cuộc thi: Vẽ tranh, kể chuyện theo sách, xếp sách nghệ thuật, người làm thư viện giỏi, góc nhìn về thư viện… Đây là các hình thức thường được các thư viện tổ chức nhằm mục đích tuyên truyền, giới thiệu các sách hay đến với BĐ, hay giúp họ có nhìn nhận tốt hơn về các hoạt động của thư viện, cũng như tìm hiểu về cảm nhận, suy nghĩ của BĐ đối với thư viện.

Các hình thức khác như trưng bày, triển lãm tài liệu, tuyên truyền, giới thiệu sách, báo, tổ chức Ngày hội Sáchcũng là những hình thức có thể thu hút nhiều đối tượng tham gia. Thư viện có thể sử dụng vốn tài liệu sẵn có để triển lãm hoặc phối hợp với các nhà xuất bản, phát hành hoặc với các thư viện khác để tổ chức Ngày hội Sách. Mục đích của hoạt động này là nhằm quảng bá về vốn tài liệu thư viện, kích thích nhu cầu đọc sách, báo của BĐ, đồng thời xây dựng văn hoá đọc trong cộng đồng BĐ.

Ngoài ra, việc giới thiệu tài liệu mới hay mời các học giả thuyết trình về vấn đề mà BĐ quan tâm cũng là một biện pháp để thu hút BĐ đến với thư viện. Hơn nữa, các chương trình tham quan, tài trợ, quyên góp, trao tặng cũng thường được các thư viện tổ chức nhằm quảng bá và nâng cao hình ảnh của thư viện đến với cộng đồng BĐ.

3. Thực trạng tổ chức sự kiện trong các cơ quan thư viện - thông tin Việt Nam

Có thể nói, tổ chức sự kiện trong các cơ quan TVTT ngày càng được chú trọng với nhiều hoạt động và hình thức khác nhau giữa các hệ thống thư viện và cơ quan thông tin. Một số sự kiện thường được các cơ quan TVTT tổ chức như:

Đối với hệ thống thư viện công cộng như: Thư viện Quốc gia, thư viện tỉnh, thành phố, thư viện cấp quận, huyện thường chú trọng đến các hoạt động trưng bày, triển lãm tài liệu; tổ chức các cuộc thi đọc sách, bình sách, vẽ tranh; các khoá tập huấn ngắn hạn; Ngày hội Sách; tham quan; lễ ký kết, khai trương, lễ ra mắt các ấn phẩm mới… Trong tất cả các hoạt động này phải kể đến Thư viện Quốc gia Việt Nam là cơ quan trung ương với các sự kiện đa dạng và được tổ chức thường xuyên. Có thể thấy một số sự kiện nổi bật được Thư viện tổ chức: Ngày hội Sách được tổ chức vào tháng 4 hàng năm với các chủ đề khác nhau như “Vì một xã hội học tập” (2013), “Sách - Từ quá khứ đến đương đại” (2014), “Sách - sự giao thoa văn hoá” (2015). Bên cạnh Ngày hội Sách, Thư viện đã kèm theo các hoạt động khác nhau xuyên suốt trong quá trình diễn ra sự kiện đó là triển lãm sách, toạ đàm giao lưu tác giả, tác phẩm, thi nhận diện tác giả, tác phẩm, thi kể chuyện, vẽ tranh theo sách, sáng tạo sản phẩm… Đây cũng là hoạt động thường xuyên được các thư viện tỉnh, thành phố chú trọng tổ chức, cùng với việc trưng bày, triển lãm tài liệu nhân các ngày lễ lớn trong năm phải kể đến Thư viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh, Thư viện tỉnh Đắc Lắc, Thư viện tỉnh Quảng Trị, Thư viện tỉnh Sóc trăng và nhiều thư viện tỉnh, thành khác trong cả nước…

Ngoài ra, các buổi lễ ký kết, khánh thành, khai trương, giao lưu tác giả cũng thường được tổ chức tại hai thư viện công cộng lớn nhất của khu vực miền Bắc và miền Nam đó là Thư viện Quốc gia Việt Nam và Thư viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh như: Lễ khai trương thư viện số lưu động; lễ ký kết hợp tác giữa Thư viện Quốc gia Việt Nam với các thư viện nước ngoài… Hơn nữa, các thư viện này vẫn thường xuyên tổ chức các hội nghị chuyên đề về lĩnh vực TVTT; lễ ra mắt, phát hành các ấn phẩm mới như: Khung phân loại thập phân Dewey - ấn bản 23 tiếng Việt, Bộ Từ khoá, Tiêu chuẩn Việt Nam trong lĩnh vực thư viện… hay các khoá tập huấn, đào tạo ngắn hạn cho các viên chức thư viện tỉnh, thành khác trong cả nước.

Có thể thấy rằng, các sự kiện lớn thường được diễn ra tại Thư viện Quốc gia Việt Nam, các thư viện tỉnh, thành phố, trong khi đó đối với thư viện quận, huyện thì thường chỉ chú trọng đến các hoạt động như trưng bày, triển lãm tài liệu tại thư viện hay các buổi tuyên truyền, giới thiệu sách cho BĐ.

Đối với hệ thống thư viện chuyên ngành, đa ngành hoạt động tổ chức sự kiện chủ yếu tập trung tới các hội nghị, hội thảo về các vấn đề mới trong lĩnh vực TVTT; hội nghị BĐ hay các khoá tập huấn dành cho người làm thư viện, Ngày hội Sách, trưng bày, triển lãm tài liệu, cuộc thi khoảnh khắc thư viện... Tuy nhiên, mức độ tổ chức các hoạt động này không được diễn ra thường xuyên và đa dạng như hệ thống thư viện công cộng.

Các sự kiện tiêu biểu của các thư viện chuyên ngành, đa ngành thể hiện qua những hoạt động diễn ra trong năm 2015 như: Hội nghị người làm thư viện hệ thống Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh do Thư viện Trung tâm tổ chức vào tháng 3 hàng năm; hội thảo “Giải pháp xây dựng, quản lý, khai thác và xuất bản nguồn tài nguyên thông tin số: Thực tiễn triển khai tại Việt Nam và kinh nghiệm quốc tế” do Liên chi hội Thư viện Đại học phía Nam phối hợp cùng trường Đại học Nha Trang và Công ty Nam Hoàng tổ chức vào tháng 4/2015; cuộc thi ảnh “Khoảnh khắc thư viện” của trường Đại học Bách Khoa thành phố Hồ Chí Minh và Thư viện trung tâm, Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh; Hội sách trường Đại học Cần Thơ do Trung tâm Học liệu Cần Thơ tổ chức. Ngoài ra, các thư viện đại học thường tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu tại thư viện nhân một số ngày lễ lớn như Ngày Sách Việt Nam (21/4), giải phóng miền Nam (30/4), các chủ đề về biển, đảo quê hương, ngày sinh nhật Bác…

Như vậy, qua các sự kiện thường được tổ chức tại hai hệ thống thư viện lớn trong cả nước (ở đây chỉ chú trọng đến 2 hệ thống thư viện cơ bản đó là hệ thống thư viện công cộng và hệ thống thư viện chuyên ngành, đa ngành), có thể rút ra một số kết luận như sau:

Ưu điểm:

- Các sự kiện thường được tổ chức đa dạng, phong phú ở các thư viện lớn, thu hút nhiều BĐ tham gia và đã đạt được mục đích của sự kiện đặt ra.

- Có sự phối kết hợp trong việc tổ chức sự kiện giữa các cơ quan TVTT với nhau và giữa các cơ quan TVTT với các tổ chức khác.

- Các cơ quan TVTT chú trọng đến các sự kiện mang tính thời sự và thoả mãn nhu cầu người tham dự.

Hạn chế:

- Các sự kiện lớn chủ yếu tập trung ở một số thư viện lớn và đã có số lượng BĐ tương đối nhiều. Trong khi đó, các thư viện nhỏ thường ít được chú trọng đến các hoạt động này.

- Hầu hết các sự kiện được tổ chức ở các thư viện chưa thật sự đa dạng, phong phú mà chỉ tập trung ở một số sự kiện cơ bản như Ngày hội Sách (đối với thư viện công cộng), hội thảo chuyên đề (đối với thư viện chuyên ngành, đa ngành).

- Công tác tổ chức sự kiện chưa thật sự thu hút nhiều BĐ quan tâm và tham gia. Các hoạt động chỉ chú trọng đến BĐ hiện tại mà chưa khai thác và tác động đến BĐ tiềm năng.

- Không có nhiều công cụ để quảng bá các sự kiện một cách rộng rãi đến cộng đồng BĐ. Các phương tiện quảng bá chủ yếu là trên trang web thư viện, thư mời hoặc băng rôn treo tại nơi tổ chức nên dẫn đến số lượng BĐ biết đến sự kiện hạn chế.

- Chưa có đội ngũ người làm thư viện chuyên nghiệp trong công tác tổ chức sự kiện: Đội ngũ người làm thư viện vẫn thường hay tổ chức các sự kiện, nhưng vẫn chỉ dừng lại ở việc tích luỹ kinh nghiệm thông qua quá trình tổ chức các hoạt động của thư viện và không phải ai cũng được đào tạo một cách bài bản, chuyên nghiệp.

4. Một số đề xuất nhằm nâng cao chất lượng hoạt động tổ chức sự kiện trong các cơ quan thư viện - thông tin

Xuất phát từ những hạn chế trong việc tổ chức sự kiện tại các cơ quan TVTT ở Việt Nam hiện nay, xét thấy việc nâng cao chất lượng tổ chức sự kiện tại các cơ quan này là điều cần thiết nhằm chuyên nghiệp hoá trong các sự kiện để thu hút BĐ đến với các cơ quan TVTT và nâng cao hình ảnh trong cộng đồng BĐ. Một số đề xuất nhằm nâng cao chất lượng hoạt động tổ chức sự kiện như sau:

- Nâng cao chất lượng và đa dạng hoá các hoạt động tổ chức sự kiện: Để nâng cao hình ảnh của cơ quan, tạo niềm tin và thu hút BĐ đến với mình, các thư viện, cơ quan thông tin cần nâng cao tính chuyên nghiệp của các hoạt động được tổ chức bằng cách: bên cạnh Ngày hội Sách, các cuộc thi, trưng bày, triển lãm tài liệu, tổ chức hội nghị chuyên đề, hội nghị BĐ, các buổi tập huấn, hay các buổi ra mắt sản phẩm mới… thì các cơ quan TVTT cần hướng đến các hoạt động gần gũi hơn với BĐ như tổ chức các cuộc thi thiết kế logo thư viện, góc nhìn về thư viện, người làm thư viện giỏi, bình sách… Tuy nhiên, các hoạt động này không chỉ được tiến hành ở thư viện công cộng mà các thư viện chuyên ngành, đa ngành cần phải tiến hành thường xuyên và theo định kỳ hàng quý hoặc hàng năm tuỳ thuộc vào điều kiện của mỗi thư viện và cơ quan thông tin. Việc tổ chức thường xuyên và theo định kỳ các sự kiện mặc dù tốn nhiều thời gian, công sức và cả nguồn kinh phí của thư viện, cơ quan thông tin, nhưng đây là vấn đề cần thiết nhằm hình thành thói quen tốt cho BĐ trong việc tham gia các hoạt động và nhìn nhận, đánh giá được hình ảnh tích cực của thư viện.

- Hướng đến các sự kiện cho BĐ tiềm năng: Hiện nay hầu như ở các thư viện và cơ quan thông tin chỉ chú trọng đến tổ chức sự kiện cho BĐ hiện tại của thư viện mà không chú ý đến các hoạt động cho BĐ tiềm năng. Nhóm BĐ tiềm năng là một trong những yếu tố giúp thư viện phát triển và định hướng cho các hoạt động trong tương lai. Vì vậy, việc thu hút BĐ tiềm năng tham gia các sự kiện do cơ quan mình tổ chức là một trong những việc làm quan trọng và mang tính chất quyết định đối với sự phát triển của cơ quan TVTT.

- Đa dạng hoá các kênh thông tin: Sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, chất lượng, khoa học như thế nào cũng không thể đạt được mục tiêu đặt ra nếu thiếu sự tham gia của BĐ. Vì vậy, để BĐ tham gia ngày càng đa dạng, phong phú thì phải sử dụng nhiều kênh thông tin khác nhau để quảng bá, tuyên truyền cho hoạt động của đơn vị. Bên cạnh các kênh thông tin như sử dụng áp phích, pa nô, tờ rơi… thì việc đa dạng hoá các hình thức chuyển tải thông tin hiện đại như trang web, email, diễn đàn, các phương tiện thông tin đại chúng như báo chí, truyền thanh, truyền hình… là hết sức cần thiết.

- Cử người làm thư viện tham gia các khoá học ngắn hạn về tổ chức sự kiện: Có thể thấy rằng, tổ chức sự kiện là công việc đòi hỏi nhiều yếu tố như kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm… của người làm công tác này. Tuy nhiên, thực tế cho thấy người làm thư viện hiện nay không phải là người chuyên về công việc tổ chức sự kiện và không được đào tạo bài bản về việc tổ chức sự kiện, tất cả các sự kiện do người làm thư viện tổ chức chủ yếu dựa trên kinh nghiệm được tích luỹ trong quá trình làm việc, hoặc học hỏi từ các đồng nghiệp khác. Điều này dẫn đến chất lượng của sự kiện bị ảnh hưởng không nhỏ. Do đó, để người làm thư viện hiểu rõ bản chất, các yêu cầu của công việc tổ chức sự kiện thì họ phải được tham gia các khoá học ngắn hạn về hoạt động này để nâng cao hiệu quả và quy trình tổ chức sự kiện trong các cơ quan TVTT.

Tóm lại, tổ chức sự kiện là một trong những hoạt động không thể thiếu tại các cơ quan TVTT ở Việt Nam hiện nay. Tuy nhiên, tuỳ theo mức độ và quy mô của các sự kiện mà các thư viện, cơ quan thông tin thường tổ chức với các hình thức khác nhau. Bất kỳ một công việc nào cũng đòi hỏi sự đầu tư kỹ lưỡng, làm việc chuyên nghiệp của đội ngũ những người tổ chức. Vì vậy, việc nâng cao chất lượng các sự kiện là điều quan trọng và đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ và thống nhất trong tất cả các khâu tổ chức sự kiện của những người làm công tác này.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Đỗ Văn Châu. Quảng bá thư viện qua các dịch vụ truyền thông trên Internet // Báo cáo tham dự Hội thảo khoa học trẻ. - 2007. - Tr. 1-10.

2. Lưu Văn Nghiêm. Tổ chức sự kiện. - H.: Đại học Kinh tế Quốc dân, 2007.

3. Nguyễn Hồng Duy. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho nhân viên văn phòng - Góc nhìn từ hoạt động của các doanh nghiệp // Văn thư Lưu trữ Việt Nam. - 2014. - Số 7. - Tr. 7-10.

4. Nguyễn Hữu Nghĩa. Tiếp thị thư viện qua mạng Internet // Tạp chí Thư viện Việt Nam. - 2007. - Số 2. - Tr. 29-33.

5. Nguyễn Vũ Hà. Bài giảng tổ chức sự kiện. http://www.slideshare.net/hoangmaihoangmai/to-chuc-sukiennop3003-31428235 (truy cập ngày 20/3/ 2015).

6. Phạm Thị Lương. PR trong hoạt động thông tin - thư viện // Báo cáo khoa học trẻ. - 2008.

7. Trần Thị Ngọc Trang. Quản trị chiêu thị. - H.: Thống kê, 2008.

8. Michalis Gerolimos. Academic Libraries on Facebook: An Analysis of Users' Comments. Http:// www.dlib.org/dlib/november11/gerolimos/11gerolimos.html (truy cập ngày 21/12/2014).

9. Nancy J. Marshall. Public Relations in Aca- demic Libraries: A Descriptive Analysis // Journal of Academic Librarianship. - 2001. - No. 27 (2). - P. 116- 121.

10. Philip Kotler. Marketing căn bản : Những nguyên lý của tiếp thị. - TP. Hồ Chí Minh: Nxb. Tp. Hồ Chí Minh, 1994.

11. Sarah Houghton-Jan. Online Marketing for Academic Libraries. http://libraria-ninblack.net/librarianinblack/wpcontent/uploads/PresentationsFiles/online_marketing_for_academic_libraries.pdf (truy cập ngày 20/3/2015).

12.Http://www.kythuatmarketingonline.com/2012/02/cac-phuong-phap-marketing-truc-tuyen-ky_10.html (truy cập ngày 12/02/2015).

__________________

ThS. Nguyễn Thị Lan

Khoa Thư viện - Thông tin học, trường ĐH KHXH&NV Tp. HCM

Nguồn: Tạp chí Thư viện Việt Nam. - 2015. - Số 6. - Tr. 29-33,39.